Jakie strategiczne cele postawiło sobie Kuratorium Oświaty we Wrocławiu, podejmując decyzję o wdrożeniu systemu EZD RP?
Wdrożenie EZD RP rozpoczęliśmy w czerwcu 2023 roku. Od początku była to decyzja strategiczna, mająca uporządkować sposób funkcjonowania całej instytucji. Przy skali realizowanych zadań dalsze opieranie się na dokumentach papierowych przestało być efektywne, dlatego postanowiliśmy przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz podnieść dojrzałość cyfrową urzędu.
Istotnym celem strategicznym było uporządkowanie procesów i ich standaryzacja. Cyfryzacja wymaga jasno opisanych i spójnych procedur, możliwych do odwzorowania w systemie. Wdrożenie EZD RP zmobilizowało nas do przeglądu procedur, eliminacji nieformalnych praktyk oraz ujednolicenia sposobu pracy między komórkami organizacyjnymi. W praktyce system stał się impulsem do uporządkowania całej organizacji.
Jakie korzyści pojawiły się najszybciej po wdrożeniu EZD RP?
Najszybciej widoczna była poprawa efektywności pracy i skrócenie czasu obsługi spraw. Automatyzacja czynności, takich jak rejestracja pism czy dekretacja, oraz odejście od fizycznego obiegu dokumentów usprawniły codzienną pracę. Ponadto integracja z ePUAP-em i e-Doręczeniami usprawnia obsługę korespondencji elektronicznej.
Szczególnie ważna była dla nas łatwa dostępność dokumentów. Kuratorium Oświaty we Wrocławiu funkcjonuje w czterech lokalizacjach, a wizytatorzy często realizują swoje działania w terenie, bezpośrednio w nadzorowanych szkołach czy placówkach. Występuje też potrzeba realizacji zadań w trybie pracy zdalnej.
I może nie należałoby się do tego przyznawać, ale dopiero wdrożenie EZD RP spowodowało, że urządzenia do podpisów elektronicznych zostały wyciągnięte z szuflad i faktycznie są na co dzień używane.
A jakie znaczenie miała transparentność obiegu dokumentów?
EZD RP zdecydowanie zwiększył przejrzystość prowadzenia spraw. System umożliwia bieżące śledzenie obiegu dokumentów, jednoznaczne określenie odpowiedzialności oraz minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentacji. Jednocześnie wspiera zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji, ochrony danych i instrukcji kancelaryjnej.
Czy porządkowanie i jednoznaczne opisanie procesów było warunkiem koniecznym wdrożenia EZD RP?
Zdecydowanie tak. System nie funkcjonuje w środowisku, w którym procedury są niejasne lub zależne od indywidualnych przyzwyczajeń pracowników.
Wdrożenie EZD RP stało się więc impulsem do ponownego opisania procesów, ich uporządkowania oraz ujednolicenia sposobu pracy w całej organizacji. Wcześniej wiele działań opierało się na doświadczeniu pracowników i wewnętrznych praktykach, dziś obowiązują jednolite standardy. Przekłada się to na większą przewidywalność, stabilność i spójność realizowanych zadań.
Na jakim etapie przygotowań okazało się, że najważniejszym wyzwaniem nie jest samo uruchomienie EZD RP, lecz jego osadzenie w istniejącym ekosystemie informatycznym jednostki?
Stało się to na etapie szczegółowych przygotowań organizacyjno‑technicznych, kiedy zestawiliśmy wymagania systemu z realnym obrazem naszych procesów, infrastruktury i codziennej pracy urzędu.
Podczas inwentaryzacji zasobów, przeglądu procedur kancelaryjnych i analizy obiegu dokumentów stało się jasne, że system musi zostać nie tylko zainstalowany, ale przede wszystkim wpisany w kulturę pracy jednostki, sposób działania zespołów i strukturę organizacyjną. To właśnie wtedy okazało się, że konieczna będzie reorganizacja części procesów, ujednolicenie praktyk oraz doprecyzowanie kompetencji pracowników.
Równolegle, po stronie pracowników IT, ujawniło się drugie, równie istotne wyzwanie – integracja EZD RP z istniejącą infrastrukturą techniczną. Zdecydowaliśmy się na wdrożenie w modelu SaaS, który znacząco upraszcza kwestie serwerowe, jednak wymagał on dostosowania elementów infrastruktury sieciowej, aby system mógł działać stabilnie i bezpiecznie.
Na tym etapie podjęliśmy decyzję o zmianie dostawcy internetu, modernizacji sieci LAN oraz wdrożeniu zabezpieczeń komunikacji poprzez łącze VPN. Działania te były konieczne, aby zapewnić odpowiednią jakość połączenia, zgodność z wewnętrznymi politykami bezpieczeństwa oraz komfort pracy użytkowników – zwłaszcza w kontekście pełnej pracy online, którą EZD RP w praktyce wymusza.
Kiedy pojawiła się potrzeba integracji EZD RP z systemami dziedzinowymi?
EZD RP nie jest po prostu narzędziem, które można „dołożyć” do dotychczasowego środowiska – to system, który wpływa na cały ekosystem organizacji.
Pełne zrozumienie, że prawdziwa wartość transformacji cyfrowej leży w synergii systemu do zarządzania dokumentacją i systemami merytorycznymi przyszło już po wdrożeniu systemu – po uświadomieniu sobie, do czego EZD RP może być wykorzystany, a do czego nie. Wtedy stało się jasne, że samo uruchomienie EZD RP jako odizolowanego systemu do obsługi kancelaryjnej nie przyniesie oczekiwanych korzyści w postaci kompleksowej optymalizacji procesów.
Podobnie jak wiele instytucji publicznych, nasze kuratorium korzysta z systemów dziedzinowych wspierających realizację zadań. Brak ich integracji z EZD RP oznacza konieczność manualnego przenoszenia danych między systemami, co nie tylko wydłuża pracę, ale także zwiększa jej uciążliwość i ryzyko popełnienia błędów. W naszym przypadku podstawowym systemem jest KOwroc.pl, którego integrację z EZD RP uznaliśmy za priorytet.
Do czego służy ten system?
W KOwroc.pl prowadzimy proces wydawania zgód na zatrudnianie nauczycieli nieposiadających wymaganych kwalifikacji. Dyrektorzy szkół i placówek składają w systemie odpowiednie wnioski, a następnie trafiają one do EZD RP, gdzie są rejestrowane i kierowane do wizytatorów do dalszego opracowania.
Jak ustaliliście, które obszary najbardziej skorzystają na integracji systemów?
Punktem wyjścia była analiza rzeczywistego sposobu pracy kuratorium – nie tylko zapisów proceduralnych, lecz praktycznego obiegu dokumentów. Przeanalizowaliśmy pełną ścieżkę spraw: miejsca powstawania dokumentów, ich obieg, punkty opóźnień, duplikację danych oraz czynności czysto techniczne.
Równolegle zestawiliśmy te procesy z naszym środowiskiem systemów dziedzinowych. Kuratorium korzystało z kilku rozwiązań jednocześnie: historycznego systemu EDU, docelowego systemu KOwroc.pl oraz systemów zewnętrznych, takich jak Elektroniczna Platforma Nadzoru Pedagogicznego, czyli ogólnopolski, scentralizowany system informatyczny prowadzony przez MEN, służący do gromadzenia danych, dokumentowania kontroli oraz planowania działań związanych z nadzorem pedagogicznym. W praktyce oznaczało to wielokrotne wprowadzanie tych samych danych.
I co w związku z tym zrobiliście?
Skoncentrowaliśmy się na procesach realizowanych w systemie KOwroc.pl, który jest docelowym elementem naszej architektury informatycznej. Co oczywiste, unikaliśmy integracji rozwiązań planowanych do wygaszenia.
W praktyce naszymi głównymi kryteriami przy wyborze procesów do integracji były: realne odciążenie pracowników od pracy powtarzalnej, ograniczenie ryzyka błędów i niespójności danych oraz skrócenie czasu obsługi spraw. Pozwoliło to wskazać procesy, w których integracja z EZD RP przynosi wymierną wartość organizacyjną, a nie jedynie techniczne usprawnienie.
Czego dotyczą te procesy?
KOwroc.pl obsługuje duży wolumen spraw, wymaga szybkiej reakcji i opiera się na powtarzalnych działaniach. Każdego roku szkolnego liczba wniosków o zgodę na zatrudnienie, składanych przez dyrektorów szkół i placówek jest znacząca – w minionym roku szkolnym było to blisko 3000 spraw.
Większość wniosków wpływa do nas w intensywnym, około trzymiesięcznym okresie związanym z początkiem roku szkolnego. To generuje duże obciążenie dla wizytatorów i pracowników, a jednocześnie wymaga sprawnych decyzji, bo opóźnienia realnie wpływają na funkcjonowanie szkół.
Choć dyrektorzy przekazują wnioski przez KOwroc.pl, sam proces był wcześniej rozproszony – część danych trafiała do systemu, część do papierowych akt, a część do e-maili. Pracownicy musieli manualnie przenosić informacje do EZD RP.
Dlatego właśnie ten obszar wybraliśmy jako pierwszy do integracji z EZD RP. Proces jest jasno zdefiniowany, powtarzalny i oparty na stałych rolach: dyrektora szkoły, wizytatora i kancelarii.
Jakie założenia architektoniczne i procesowe przyjęto przy projektowaniu integracji KOwroc.pl z EZD RP, aby zachować równowagę między częścią merytoryczną procesu a obsługą czynności kancelaryjnych?
Podstawowym założeniem było wyraźne rozdzielenie ról systemów przy zachowaniu ich ścisłej współpracy. KOwroc.pl pozostał centrum pracy merytorycznej, w którym wizytatorzy analizują wnioski i podejmują decyzje, natomiast EZD RP przejął obsługę czynności kancelaryjnych – rejestrację, dekretację, archiwizację i spójność dokumentacji.
Zastosowano dwukierunkową integrację opartą na API EZD RP. Umożliwia ona automatyczną wymianę danych i dokumentów pomiędzy systemami. Wizytator, pracując w systemie KOwroc.pl, ma jednocześnie dostęp do dokumentacji zgromadzonej w EZD RP, bez konieczności zmiany narzędzia pracy.
Zachowano naturalny sposób pracy użytkowników merytorycznych, a jednocześnie uporządkowano i zautomatyzowano obsługę kancelaryjną. Pozwoliło to osiągnąć równowagę pomiędzy częścią merytoryczną procesu a wymaganiami dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Czy integracja wymagała zmian w wewnętrznych regulacjach i instrukcjach?
Zaktualizowanie procedur wewnętrznych było konieczne. Musieliśmy uwzględnić hybrydowy model pracy, w którym część czynności realizowana jest w systemie dziedzinowym, a część w EZD RP.
Doprecyzowaliśmy zasady rejestracji spraw, dekretacji i archiwizacji dokumentów, a także ujednoliciliśmy szablony, nazewnictwo i metadane, tak aby były zgodne z wymaganiami EZD RP. Zmodyfikowaliśmy również procedury wydawania zgód na zatrudnianie nauczycieli, uwzględniając możliwość elektronicznego składania wniosków oraz automatyczne powiadomienia o statusie sprawy.
Niezbędne było przeprowadzenie szkoleń, aby pracownicy mogli sprawnie funkcjonować w nowym, zintegrowanym środowisku pracy.
Jakie mechanizmy zapewnienia spójności danych między KOwroc.pl a EZD RP okazały się istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa informacji i jakości dokumentacji?
Z pewnością była to jednoznaczna identyfikacja spraw i dokumentów poprzez znak sprawy nadawany w EZD RP, wspólny dla obu systemów. A dodatkowo – synchronizacja statusów i blokad. Zamknięcie sprawy w EZD RP automatycznie blokuje możliwość edycji powiązanego wniosku w KOwroc.pl.
Zapobiega to wprowadzaniu zmian po formalnym zakończeniu postępowania i miało fundamentalne znaczenie dla integralności oraz wiarygodności dokumentacji.
Czy integracja przyniosła mierzalne efekty w codziennej pracy?
Efekty są wyraźnie odczuwalne w praktyce. Czas obsługi spraw uległ skróceniu, a automatyczne przekazywanie danych wyeliminowało konieczność manualnego przenoszenia dokumentów między systemami.
Znacznie ograniczyliśmy czynności takie jak drukowanie, skanowanie, ręczna dekretacja czy przepisywanie danych. Wizytatorzy mogą skupić się na pracy merytorycznej, zamiast na obsłudze administracyjnej. Jednocześnie automatyczna synchronizacja danych znacząco zmniejszyła ryzyko błędów.
Trzeba jednak dodać, że współdziałanie dwóch odrębnych systemów to również wyzwania. Zdarzają się okresowe problemy techniczne, zwłaszcza po aktualizacjach środowiska API EZD RP. Wymaga to od nas stałego monitorowania integracji i bieżącego wprowadzania poprawek. Mimo tych incydentów bilans korzyści pozostaje jednoznacznie pozytywny.
Jak integracja wpłynęła na sposób współpracy z dyrektorami szkół?
Nastąpiła realna zmiana modelu współpracy. Dla dyrektorów szkół proces składania wniosków stał się prostszy, szybszy i bardziej transparentny, a możliwość śledzenia statusu sprawy poprawiła komunikację z kuratorium.
A z perspektywy wizytatorów?
Ich praca przeniosła się do zintegrowanego środowiska, w którym wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu. Dostęp do dokumentacji z EZD RP bezpośrednio w systemie KOwroc.pl usprawnił pracę i pozwala lepiej wykorzystać czas. W efekcie można mówić o przejściu od papierowego, hierarchicznego modelu współpracy do cyfrowego, bardziej partnerskiego i opartego na wspólnej platformie komunikacji.
Na ile doświadczenia z integracji KOwroc.pl z EZD RP mogą służyć jako wzorzec dla innych instytucji publicznych?
Wiele wniosków jest uniwersalnych. Rozdzielenie odpowiedzialności między system dziedzinowy a system kancelaryjny przy jednoczesnej integracji można replikować w innych instytucjach, które korzystają z systemów merytorycznych i prowadzą elektroniczny obieg dokumentów.
Oczywiście, istnieją również aspekty specyficzne dla różnych organizacji. Szczegóły procesu, architektura czy modyfikacje regulacji zależą od lokalnego kontekstu, dojrzałości cyfrowej i posiadanych systemów.
Uniwersalne pozostają podstawowe zasady: wczesna identyfikacja potrzeb integracji, kluczowa rola API oraz jasne przypisanie odpowiedzialności procesowej. W przypadku kuratoriów oświaty warto też integrować EZD RP z centralnymi systemami MEN, np. wspomnianą już Elektroniczną Platformą Nadzoru Pedagogicznego.
Jaką rolę w dalszym rozwoju integracji systemów publicznych mogą odegrać API EZD RP i Piaskownica API?
API EZD RP to fundament spójnego ekosystemu usług publicznych. Pozwala na bezpieczną, ustandaryzowaną wymianę danych między systemami dziedzinowymi a centralnym EZD RP, eliminując kosztowne integracje punkt–punkt i umożliwiając automatyzację procesów.
Natomiast Piaskownica API pozwala instytucjom i dostawcom oprogramowania sprawdzać integracje bez ryzyka dla systemu produkcyjnego. Przyspiesza rozwój nowych rozwiązań i obniża barierę wejścia, co jest istotne, gdy EZD RP staje się standardem w sektorze publicznym.
Jakie kompetencje są potrzebne, aby w pełni wykorzystać te narzędzia?
Niezbędne są kompetencje analityczne, które pozwalają identyfikować procesy podatne na automatyzację i właściwie je modelować. Konieczne są kompetencje techniczne związane z pracą z API, znajomością architektury systemów IT, zasad bezpieczeństwa informacji oraz współpracą z dostawcami oprogramowania. Równie ważne są kompetencje zarządcze obejmujące planowanie projektów cyfryzacyjnych, zarządzanie zmianą i prowadzenie działań szkoleniowych.
Samo udostępnienie API nie wystarczy – instytucje muszą być przygotowane procesowo, technicznie i organizacyjnie, aby integracje przyniosły realne korzyści, takie jak skrócenie czasu obsługi spraw, ograniczenie liczby błędów i automatyzacja obiegu dokumentów.
W tym sensie API EZD RP i Piaskownica API stają się nie tylko narzędziami technologicznymi, lecz także impulsem do budowania nowych zdolności administracji publicznej i rzeczywistej transformacji cyfrowej.
Dariusz Wójcik
Dolnośląski Wicekurator Oświaty od marca 2024 roku, związany z Kuratorium Oświaty we Wrocławiu od ponad 20 lat. Zaangażowany w prace zespołu ds. wdrożenia, a następnie utrzymania systemu EZD RP; obecnie sprawuje nadzór nad jego funkcjonowaniem.
Ukończył studia wyższe na Uniwersytecie Wrocławskim na kierunku matematyka. Przed rozpoczęciem pracy w Kuratorium pracował jako nauczyciel matematyki i informatyki w szkole ponadpodstawowej, a także pełnił funkcję wicedyrektora szkoły.
Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!
